Offertes en facturen: zelf opstellen en zelf opvolgen

1. Wat factureren tussendoor werkelijk kost

Wie alleen of met z'n tweeën werkt, propt het factureren in de gaten: een zondagavond, een pauze tussen twee afspraken, de rit terug van een klus. Die kosten staan op geen enkel afschrift. Je ziet ze aan verstuurde voorstellen waar niemand op terugkwam, aan het voorschot dat je vergat te vragen voordat je begon, en aan de verlopen termijn die je geen tweede keer durft aan te kaarten.

De gebruikelijke oplossingen hebben elk hun prijs. Een boekhouder in loondienst gaat het budget van een klein bedrijf te boven, een boekhoudkantoor richt zich doorgaans op de cijfers en niet op het opvolgen van je klanten, en een facturatiepakket wacht tot iemand eraan denkt het te openen. Wat ontbreekt is niet nog een tool, maar iemand die elke vervaldatum voor je onthoudt.

2. De hele keten, van offerte tot betaling

• Factuurgegevens die je één keer invult: bedrijfsnaam, adres, SIRET-nummer, btw-nummer, IBAN, logo, betalingstermijn en geldigheidsduur van offertes staan daarna op elk document, samen met de vermelding van de boete bij te late betaling. Is je btw-regeling onbekend, dan vraagt de AI-agent ernaar in plaats van een tarief aan te nemen; bij de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemers wordt de btw op nul gezet en verschijnt de wettelijke vermelding.
• De offerte: regels met een eigen aantal, eigen stukprijs, korting en btw-tarief, een optioneel voorschot als percentage en een automatisch berekende geldigheidsdatum. Het kenmerk wordt door de software toegekend en nooit met de hand ingevuld, zodat de nummering doorlopend blijft.
• Voorbeeld vóór verzending: je ziet het definitieve A4-document, in een van de vijf opmaaksjablonen en in je eigen kleuren, voordat het per e-mail vanuit de mailbox van je bedrijf vertrekt.
• Van akkoord naar factuur: een aanvaarde offerte wordt in één handeling een volledige factuur of een voorschotfactuur die het aandeel van elk btw-tarief respecteert. De offerte krijgt daarna de status aanvaard.
• Achterstand automatisch gesignaleerd: een verstuurde factuur waarvan de vervaldatum is verstreken, krijgt zonder rekenwerk van jouw kant de status achterstallig en kan worden opgevolgd met een beleefde e-mail die het kenmerk, het bedrag en de vervaldatum noemt.
• Netjes annuleren: een uitgereikte factuur wordt nooit gewist. De agent maakt een creditnota, het exacte negatieve spiegelbeeld van het origineel, die eraan gekoppeld blijft.
• Online betalen, als je dat wilt: met Stripe, PayPal of Square gekoppeld kan de agent een betaallink die door de koppeling is aangemaakt aan de factuur toevoegen. Bij Stripe vallen alle schrijfacties onder een beperkte sleutel en voorafgaande goedkeuring. Zonder koppeling volstaat de afgedrukte IBAN voor een overboeking.

3. Week 1, maand 3, jaar 2: daar zit het verschil

Het eerste document maakt weinig indruk: elk sjabloon levert een nette factuur op. De waarde blijkt later, wanneer het drukker wordt en de aandacht versnippert.

• Week 1: de factuurgegevens worden aangevuld, de eerste offertes worden opgesteld op basis van je tarieven, en je controleert elk voorbeeld voordat het vertrekt.
• Maand 3: voor elke verstuurde offerte zet de agent een week later een herinnering in de agenda. Achterstallige facturen worden opgevolgd volgens een werkwijze die jij hebt goedgekeurd — een vriendelijke eerste betalingsherinnering een week na de vervaldatum, een stelligere tweede twee weken later, en daarna het voorstel dat je zelf belt — en op verzoek geeft een overzicht de openstaande bedragen weer met het aantal dagen achterstand.
• Jaar 2: elke klant heeft een gedateerde geschiedenis van offertes, facturen, creditnota's en betalingen, de nummering heeft nooit een sprong gemaakt, en herinneringen hangen in het drukke seizoen niet meer af van je geheugen.

Deze opvolging laat een spoor na: aanmaak, verzending, herinnering of omzetting, elke handeling staat in het activiteitenlogboek. Je weet op elk moment wat er namens jou is gedaan, en wanneer.

4. Wat jouw beslissing blijft

De bedragen zijn van jou. Diensten, aantallen, tarieven, kortingen en het percentage voorschot komen van jou: de agent zorgt voor de opmaak en rekent de totalen uit, maar bepaalt niet wat je werk waard is en belooft geen commerciële toegeving zonder jouw akkoord.

Hij voert geen betaling, overboeking of terugbetaling uit: geld beweegt alleen via je klant of via een betaalkoppeling, na goedkeuring. Je boekhouding voert hij evenmin. Hij maakt geen boekingen, bereidt geen btw-aangiften voor en vervangt je boekhouder niet; zijn documenten zijn stukken die je doorgeeft aan de persoon of het pakket dat je administratie bijhoudt.

Tot slot twee praktische voorwaarden. Verzenden per e-mail vereist dat de mailbox van je bedrijf gekoppeld is; zonder mailbox wordt de verzending geweigerd met een duidelijke melding, in plaats van ongemerkt te mislukken. En de documenten volgen momenteel het Franse model: bedragen in euro en Franse verplichte vermeldingen zoals het SIRET-nummer, de btw en de boete bij te late betaling.

5. Veelgestelde vragen

Verder lezen

Lees verder: een CRM dat agenten actueel houden, AI-agenten voor financiën en de AI-agent voor vakmensen.