开出发票只是开始
报价单与发票：自己开具，自己催收
开发票本身很少是难题，真正磨人的是把钱收回来。没有全职会计，也没有专门的开票软件，报价单就会石沉大海，预付款被遗忘，逾期款项一直躺在收件箱底部。一支 AI 智能体团队接手整条链路——报价单、发票、贷项凭证、付款提醒、回款跟踪——第六个月和第一天一样稳定运转。价格始终由您决定，每份单据发出前都会先给您过目。
1. 见缝插针地开票，代价是什么
一个人或两个人做事时，开票总是被挤进零碎时间：周日晚上、两次会面之间的空档、从客户那里回来的路上。这份成本不会出现在任何流水里。但它体现在没人跟进的报价、开工前忘了收的预付款，以及第二次实在不好意思再提的逾期账款上。
常见的办法各有代价。请一名会计超出小企业的预算，会计事务所的服务通常集中在账目上，而不是跟进您的客户，开票软件则要等有人想起来打开它。缺的不是再多一个工具，而是有人替您记住每一个到期日。
2. 从报价到收款，整条链路都交给它
- 开票资料只需填写一次：公司名称、地址、SIRET 编号、增值税号、IBAN、标志、付款期限和报价单有效期，此后会自动印在每一份单据上，并附上逾期罚金条款。如果尚不清楚您的增值税适用方式，AI 智能体会先向您确认，而不是自行假定税率；适用小规模企业免税制度时，税额归零，并显示相应的法定说明。
- 报价单：每一行都可单独设置数量、单价、折扣和税率，可选按百分比收取预付款，有效期自动计算。编号由软件分配，绝不手动填写，从而保证编号连续。
- 发送前预览：在单据从企业邮箱通过电子邮件发出之前，您会看到最终的 A4 文档，可在五种版式中任选一种，并使用您自己的品牌色。
- 从确认到开票：客户接受的报价单，一步即可转为全额发票，或按各税率比例拆分的预付款发票。报价单随即标记为已接受。
- 逾期自动识别：已发送且超过付款期限的发票，无需您计算就会被标记为逾期，并可通过一封礼貌的邮件催收，邮件中写明单据编号、金额和到期日。
- 规范地作废：已开具的发票不会被删除。智能体会开具一张与原发票金额完全相反的贷项凭证，并始终与原发票关联。
- 如有需要，也可在线付款：接入 Stripe、PayPal 或 Square 后，智能体可以把由连接器生成的付款链接添加到发票上。在 Stripe 中，任何写入操作都受受限密钥和事先审批的约束。没有连接器时，发票上印好的 IBAN 足以完成银行转账。
3. 第 1 周、第 3 个月、第 2 年：差距就在这里
第一份单据没什么好惊艳的：任何模板都能做出一张整齐的发票。真正的价值要到后来才显现——业务一多，注意力就容易分散。
- 第 1 周：补全开票资料，依据您的价目表起草第一批报价单，每份预览都由您在发送前审阅。
- 第 3 个月：每发出一份报价单，智能体都会在日程中登记一周后的跟进提醒。逾期发票按照您认可的方法催收——到期一周后发出第一封措辞客气的提醒，两周后再发一封语气更坚定的，随后建议您亲自致电；只要您需要，还可以随时拿到一份清单，列出各笔未收款项及其逾期天数。
- 第 2 年：每位客户都有带日期的报价单、发票、贷项凭证和回款记录，编号从未跳号，即使在最忙的旺季，催款也不再依赖您的记性。
这些跟进都有据可查：创建、发送、催款或转换，每一步都记录在活动日志中。以您的名义做了什么、何时做的，随时都能查到。
4. 哪些事仍由您决定
金额由您做主。服务项目、数量、单价、折扣和预付款比例都由您提供：智能体负责排版和计算合计，但不会替您决定工作的价值，未经您同意也不会承诺任何商业让步。
它不执行任何付款、转账或退款：资金只能由客户本人支付，或经审批后通过支付连接器流转。它也不替您记账：不做会计分录，不编制增值税申报，也不取代您的会计师；它生成的单据是交给记账人员或记账软件的凭证。
最后是两个实际条件。通过电子邮件发送，需要先接入企业邮箱；没有邮箱时，发送会被拒绝并给出明确提示，而不是悄无声息地失败。此外，单据目前采用法国格式：金额以欧元计，并包含 SIRET 编号、增值税、逾期罚金等法国法定事项。
5. 常见问题
必须先有开票软件吗？
不需要。报价单、发票和贷项凭证都由内置的开票引擎生成，自带编号和可打印的文档。您只需提供企业的法定信息，再加一个用于发送的邮箱。
客户对金额有异议怎么办？
已发送的发票绝不会被事后改动。智能体会针对相关单据开具贷项凭证（冲销单），再准备一张更正后的新发票，由您确认后发送。
开工前可以要求预付款吗？
可以。报价单中可设定预付款比例；客户接受后会生成一张预付款发票，余款随后另开一张发票结算。
催款会不会得罪客户？
语气始终保持商务得体：第一封以“如有疏漏，敬请见谅”开头，之后措辞更明确，但绝不威胁。逾期罚金已经印在发票上；第二次催款之后，智能体会建议您亲自打电话。