請求書は始まりにすぎない

見積書と請求書：自分で発行し、自分で催促する

請求書を作ること自体はたいてい問題ではありません。疲れるのは、きちんと払ってもらうことです。専任の経理担当も専用ソフトもないと、見積書は返事のないまま放置され、前金は忘れられ、支払い遅れは受信箱の底に眠ります。AIエージェントのチームが、見積書、請求書、クレジットノート、支払い催促、入金の確認までの流れをまるごと引き受け、初日と同じように6か月目も回し続けます。価格はあなたが決め、どの書類も送る前にあなたに示されます。

1. 片手間の請求業務にかかるコスト

一人や二人で仕事をしていると、請求業務はすき間に押し込まれます。日曜の夜、打ち合わせの合間、現場からの帰り道。そのコストはどの明細にも載りません。けれども、誰も追いかけなかった提案、着手前に頼み忘れた前金、二度目はなかなか言い出せない支払期限切れ、という形で確かに表れます。

よくある解決策には、それぞれ代償があります。経理担当を雇うのは小さな事業には負担が大きく、会計事務所の仕事はふつう帳簿が中心で取引先への催促までは含まれず、請求ソフトは誰かが開くのを待っているだけです。足りないのは道具をもう一つ増やすことではなく、あなたの代わりにすべての期日を覚えておく存在です。

2. 見積から入金まで、一連の流れを引き受ける

請求情報は一度入力するだけ：商号、住所、SIRET番号、付加価値税（TVA）番号、IBAN、ロゴ、支払期限、見積書の有効期間が、以後すべての書類に印字され、遅延損害金の記載も添えられます。課税区分がわからない場合、AIエージェントは税率を推測せずにあなたに確認します。小規模事業者の免税制度を選んでいる場合は税額がゼロになり、該当する法定記載が表示されます。
見積書：明細ごとに数量、単価、値引き、税率を設定でき、前金は割合で指定でき、有効期限は自動で計算されます。番号はソフトが割り当て、手入力することはないため、連番が途切れません。
送付前のプレビュー：五種類のデザインテンプレートのいずれかで、あなたの色を使ったA4の完成版を、会社のメールボックスから送られる前に確認できます。
承認から請求書へ：承認された見積書は、一度の操作で全額の請求書、または税率ごとの内訳を保った前金請求書になります。見積書のステータスは承認済みに変わります。
遅延は自動で検出：送付済みで支払期日を過ぎた請求書は、あなたが計算しなくても期限超過として扱われ、請求番号、金額、支払期日を記した丁寧なメールで催促できます。
きちんとした取り消し：発行済みの請求書は消されません。エージェントは元の請求書と金額がちょうど逆になるクレジットノートを発行し、元の書類とひも付けたまま残します。
オンライン決済も、必要なら：Stripe、PayPal、Squareのいずれかを接続すると、エージェントはコネクタが作成した支払いリンクを請求書に追加できます。Stripeでは、書き込みを伴う操作はすべて制限付きキーと事前承認のもとで行われます。コネクタがなくても、印字されたIBANで銀行振込が可能です。

3. 1週目、3か月目、2年目：差がつくのはここ

最初の一枚に驚きはありません。どんなテンプレートでも見栄えのよい請求書は作れます。価値がわかるのはもっと後、仕事が立て込み、注意が散り始めたころです。

1週目：請求情報を整え、あなたの料金表をもとに最初の見積書を作成します。どのプレビューも送付前にあなたが確認します。
3か月目：見積書を送るたびに、エージェントは1週間後のフォローをカレンダーに登録します。期限を過ぎた請求書は、あなたが承認した手順で催促されます。支払期日の1週間後に丁寧な一通目、その2週間後にもう少し強い二通目、それでも未払いなら電話をおすすめする、という流れです。求めればいつでも、未回収の金額と遅延日数をまとめた一覧が届きます。
2年目：どの取引先にも、見積書、請求書、クレジットノート、入金の日付つきの履歴があり、番号は一度も飛んでおらず、繁忙期でも催促があなたの記憶に頼ることはもうありません。

このフォローには記録が残ります。作成、送付、催促、変換のいずれも、アクティビティログに書き込まれます。あなたの名前で何が、いつ行われたかを、いつでも確かめられます。

4. 判断はあなたに残る

金額を決めるのはあなたです。作業内容、数量、単価、値引き、前金の割合はすべてあなたが決めます。エージェントは書式を整えて合計を計算しますが、あなたの仕事の値打ちを決めることはなく、あなたの了承なしに値引きなどの約束もしません。

支払い、振込、返金は一切実行しません。お金が動くのは取引先自身によるか、承認を経た決済コネクタ経由に限られます。帳簿付けも行いません。仕訳を起こすことも、付加価値税の申告書を作ることもなく、税理士や会計士の代わりにもなりません。作成される書類は、経理を担う人やソフトに渡すための証憑です。

最後に、実務上の条件が二つあります。メールでの送付には、会社のメールボックスの接続が必要です。接続がない場合、送付は気づかれないまま失敗するのではなく、明確なメッセージとともに拒否されます。また書類は現在フランスの書式に沿っています。金額はユーロ建てで、SIRET番号、付加価値税、遅延損害金といったフランスの法定記載が入ります。

5. よくある質問

請求ソフトをすでに持っている必要はありますか？

いいえ。見積書、請求書、クレジットノートは内蔵の請求エンジンから、採番と印刷用の書類付きで作成されます。必要なのは事業者としての法定情報と、送付用のメールボックスだけです。

取引先が金額に異議を唱えたら？

送付済みの請求書が後から書き換えられることはありません。エージェントは該当する書類に対するクレジットノート（取消伝票）を作成し、続いて訂正済みの新しい請求書を用意します。送付前にあなたが承認します。

着手前に前金を求められますか？

はい。見積書に前金の割合を設定しておけば、承認後に前金請求書が作られ、残額はその後、別の請求書で請求されます。

催促で取引先の気分を害しませんか？

文面はあくまでビジネスの調子です。最初は「行き違いでしたらご容赦ください」、次はもう少しはっきりと、ただし脅すような表現は一切使いません。遅延損害金はすでに請求書に記載されており、二度目の催促を過ぎると、エージェントはご自身で電話するよう提案します。