A fatura é apenas o princípio

Orçamentos e faturas: emiti-los e reclamá-los sem ajuda

Emitir uma fatura raramente é o problema; o que cansa é conseguir que seja paga. Sem um contabilista a tempo inteiro nem um programa próprio, os orçamentos ficam sem resposta, os adiantamentos caem no esquecimento e os pagamentos em atraso ficam esquecidos no fundo da caixa de correio. Uma equipa de agentes de IA assume a cadeia inteira — orçamento, fatura, nota de crédito, lembrete de pagamento, acompanhamento do recebimento — e mantém-na ao sexto mês como no primeiro dia. Os preços continuam a ser seus, e cada documento é-lhe mostrado antes de seguir.

1. O custo de uma faturação feita nas horas vagas

Quando se trabalha sozinho ou a dois, a faturação acaba por ficar para os intervalos: um domingo à noite, uma pausa entre duas reuniões, o regresso de uma deslocação. Este custo não aparece em nenhum extrato. Nota-se nas propostas enviadas a que ninguém deu seguimento, no adiantamento que ficou por pedir antes de começar e no prazo ultrapassado que custa recordar uma segunda vez.

As soluções habituais têm, cada uma, o seu preço. Um contabilista nos quadros ultrapassa o orçamento de uma pequena empresa, os serviços de um gabinete de contabilidade incidem normalmente sobre as contas e não sobre o acompanhamento dos clientes, e um programa de faturação fica à espera de que alguém se lembre de o abrir. O que falta não é mais uma ferramenta, mas alguém que se lembre de cada prazo por si.

2. A cadeia completa, do orçamento ao recebimento

Uns dados de faturação preenchidos uma só vez: denominação social, morada, número SIRET, número de IVA, IBAN, logótipo, prazo de pagamento e validade dos orçamentos passam a ser impressos em cada documento, juntamente com a menção às penalizações por atraso. Se o regime de IVA for desconhecido, o agente pergunta-lhe em vez de presumir uma taxa; no regime de isenção das pequenas empresas, o IVA fica a zero e surge a menção legal correspondente.
O orçamento: linhas com quantidade, preço unitário, desconto e taxa de IVA próprios, um adiantamento opcional expresso em percentagem e uma data de validade calculada automaticamente. A referência é atribuída pelo programa, nunca escrita à mão, para que a numeração se mantenha sequencial.
A pré-visualização antes do envio: vê o documento A4 definitivo, num dos cinco modelos visuais e com as suas cores, antes de seguir por correio eletrónico a partir da caixa de correio da sua empresa.
Da aceitação à fatura: um orçamento aceite transforma-se, numa única operação, numa fatura completa ou numa fatura de adiantamento que respeita a parte de cada taxa de IVA. O orçamento passa então ao estado aceite.
Os atrasos detetados automaticamente: uma fatura enviada cujo prazo já terminou passa a constar como vencida sem qualquer cálculo da sua parte, e pode ser reclamada por um correio eletrónico cortês que recorda a referência, o montante e a data de vencimento.
A anulação bem feita: uma fatura emitida não se apaga. O agente emite uma nota de crédito, reflexo negativo exato do original, que lhe fica associada.
O pagamento online, se o desejar: com o Stripe, o PayPal ou o Square ligado, o agente pode acrescentar à fatura uma ligação de pagamento criada pelo conector. No Stripe, uma chave restrita e uma aprovação prévia enquadram qualquer operação de escrita. Sem conector, o IBAN impresso chega para uma transferência bancária.

3. Semana 1, mês 3, ano 2: é aqui que se faz a diferença

O primeiro documento pouco impressiona: qualquer modelo produz uma fatura bem apresentada. O valor revela-se mais tarde, quando a atividade acelera e a atenção se dispersa.

Semana 1: os dados de faturação ficam completos, os primeiros orçamentos são redigidos a partir da sua tabela de preços e revê cada pré-visualização antes do envio.
Mês 3: por cada orçamento enviado, o agente regista na agenda um lembrete para a semana seguinte. As faturas em atraso são reclamadas segundo um método que aprovou — uma primeira mensagem cordial uma semana após o vencimento, uma segunda mais firme duas semanas depois e, por fim, a sugestão de que seja o próprio a telefonar — e, sempre que o pedir, um mapa resume os montantes em dívida com os respetivos dias de atraso.
Ano 2: cada cliente tem o seu histórico datado de orçamentos, faturas, notas de crédito e recebimentos, a numeração nunca saltou e os lembretes já não dependem da sua memória na época de maior trabalho.

Este acompanhamento deixa registo: criação, envio, lembrete ou conversão, cada ação fica inscrita no registo de atividade. Sabe a qualquer momento o que foi feito em seu nome, e quando.

4. O que continua a ser decisão sua

Os montantes pertencem-lhe. Serviços, quantidades, preços, descontos e percentagem de adiantamento são definidos por si: o agente formata o documento e calcula os totais, mas não fixa o valor do seu trabalho nem promete qualquer cedência comercial sem a sua autorização.

Não executa qualquer pagamento, transferência ou reembolso: o dinheiro só circula através do seu cliente ou de um conector de pagamento, mediante aprovação. Também não trata da sua contabilidade. Não efetua lançamentos, não prepara as declarações de IVA e não substitui o contabilista certificado; os documentos que produz são comprovativos a entregar à pessoa ou ao programa que trata das suas contas.

Por fim, duas condições práticas. O envio por correio eletrónico pressupõe que a caixa de correio da empresa esteja ligada; sem ela, o envio é recusado com uma mensagem explícita, em vez de se perder sem aviso. E os documentos seguem, por agora, o modelo francês: montantes em euros e menções francesas como o número SIRET, o IVA e as penalizações por atraso.

5. Perguntas frequentes

É preciso já ter um programa de faturação?

Não. Orçamentos, faturas e notas de crédito saem do motor de faturação integrado, com a respetiva numeração e um documento pronto a imprimir. Precisa apenas dos seus dados legais e de uma caixa de correio para os enviar.

O que acontece se um cliente contestar um montante?

Uma fatura enviada nunca é alterada a posteriori. O agente prepara uma nota de crédito sobre o documento em causa e, a seguir, uma nova fatura corrigida, que valida antes do envio.

É possível pedir um adiantamento antes de começar?

Sim. O orçamento indica uma percentagem de adiantamento; uma vez aceite, dá origem a uma fatura de adiantamento, e o remanescente é depois faturado numa fatura autónoma.

Os lembretes podem melindrar os meus clientes?

O tom mantém-se comercial: «salvo erro da nossa parte» para começar, mais firme depois, nunca uma ameaça. As penalizações já constam da fatura e, passado o segundo lembrete, o agente sugere-lhe que telefone pessoalmente.

Para saber mais

Leia a seguir: o CRM que os agentes mantêm atualizado, os agentes de IA para finanças e o agente de IA para profissionais de obras e reparações.