開出發票只是起點
報價單與發票：自己開立，自己催收
開發票本身很少是難題，真正累人的是把錢收回來。沒有專職會計、也沒有專用的請款軟體，報價單就會石沉大海，訂金被遺忘，逾期款項躺在收件匣最底層。一支 AI 代理人團隊接手整條流程——報價單、發票、折讓單、付款提醒、入帳追蹤——到了第六個月依然和第一天一樣運作。價格始終由您決定，每份文件寄出前都會先讓您過目。
1. 擠時間處理請款的真正代價
一個人或兩個人打拚時，請款作業總被塞進零碎時間：週日晚上、兩場會面之間的空檔、從客戶那裡回來的路上。這筆成本不會出現在任何對帳單上。它藏在沒人追蹤的報價、開工前忘了收的訂金，以及第二次實在開不了口的逾期帳款裡。
常見的做法各有代價。聘請會計超出小公司的預算，記帳事務所的服務通常著重帳務，而不是追蹤您的客戶，請款軟體則要等有人記得打開它。缺的不是再多一套工具，而是有人替您記住每一個到期日。
2. 從報價到收款，整條流程交給它
- 請款資料只要填一次：公司名稱、地址、SIRET 編號、加值稅號、IBAN、標誌、付款期限與報價單有效期，之後會印在每一份文件上，並附上逾期罰款條款。若您的加值稅身分尚未確定，AI 代理人會先詢問您，而不是自行假設稅率；適用小規模營業人免稅制度時，稅額歸零，並列出對應的法定說明。
- 報價單：每一列都能各自設定數量、單價、折扣與稅率，可選擇以百分比收取訂金，有效期限自動計算。編號由軟體指派，絕不手動輸入，確保號碼連續不中斷。
- 寄出前先預覽：文件從公司信箱以電子郵件寄出之前，您會先看到最終版的 A4 文件，可在五種版型中任選一種，並套用您自己的品牌色。
- 從同意到開立發票：客戶接受的報價單，一個步驟就能轉成全額發票，或依各稅率比例拆分的訂金發票。報價單隨即標示為已接受。
- 逾期自動偵測：已寄出且超過付款期限的發票，不需您計算就會標示為逾期，並可用一封有禮貌的電子郵件催收，信中載明文件編號、金額與到期日。
- 正確地作廢：已開立的發票不會被刪除。代理人會開立一張與原發票金額正負相反、完全對應的折讓單，並一直與原發票相連。
- 想要的話，也能線上付款：串接 Stripe、PayPal 或 Square 之後，代理人可以把串接服務產生的付款連結加到發票上。在 Stripe 上，所有寫入操作都受限制金鑰與事前核准管控。沒有串接時，發票上印的 IBAN 就足以完成銀行轉帳。
3. 第 1 週、第 3 個月、第 2 年：差別就在這裡
第一份文件沒什麼好驚豔的：任何範本都做得出一張整齊的發票。真正的價值要等到後來才看得見——生意一忙，注意力就容易分散。
- 第 1 週：補齊請款資料，依照您的價目表擬好第一批報價單，每份預覽都由您在寄出前檢查。
- 第 3 個月：每寄出一份報價單，代理人都會在行事曆排入一週後的追蹤提醒。逾期發票依照您核可的方式催收：到期一週後寄出第一封客氣的提醒，再過兩週寄出語氣更堅定的第二封，之後建議您親自致電；只要您開口，隨時都能拿到一份列出各筆未收款項與逾期天數的清單。
- 第 2 年：每位客戶都有附日期的報價單、發票、折讓單與入帳紀錄，編號從未跳號，就算在最忙的旺季，催款也不再仰賴您的記憶。
這些追蹤都會留下紀錄：建立、寄送、催款或轉換，每個動作都寫進活動紀錄。以您名義做了什麼、什麼時候做的，隨時都查得到。
4. 仍由您拍板的事
金額由您作主。服務項目、數量、單價、折扣與訂金比例都由您決定：代理人負責排版並計算總額，但不會替您決定工作的價值，未經您同意也不會答應任何價格讓步。
它不會執行任何付款、轉帳或退款：資金只會由客戶本人支付，或經過核准後透過金流串接移動。它也不替您記帳：不做會計分錄、不準備加值稅申報，也不取代您的會計師或記帳士；它產出的文件是交給記帳人員或記帳軟體的憑證。
最後有兩個實務條件。以電子郵件寄送，必須先連結公司信箱；沒有信箱時，寄送會被拒絕並顯示清楚的訊息，而不是默默失敗。另外，文件目前採用法國格式：金額以歐元計價，並載有 SIRET 編號、加值稅、逾期罰款等法國法定事項。
5. 常見問題
一定要先有請款軟體嗎？
不需要。報價單、發票與折讓單都由內建的請款引擎產生，附有編號與可列印的文件。您只需要公司的法定資料，以及一個用來寄送的信箱。
客戶對金額有異議時怎麼辦？
已寄出的發票絕不會事後修改。代理人會針對該份文件開立折讓單，再準備一張更正後的新發票，經您確認後才寄出。
開工前可以先收訂金嗎？
可以。報價單可以設定訂金比例；客戶接受後會產生一張訂金發票，尾款之後再另開一張發票請款。
催款會不會讓客戶不高興？
語氣始終維持商務禮貌：第一封以「若有疏漏，敬請見諒」開頭，接著措辭更明確，但絕不威脅。逾期罰款早已印在發票上；第二次催款之後，代理人會建議您親自打電話。
延伸閱讀
延伸閱讀：由代理人隨時更新的 CRM、面向財務的 AI 代理，以及裝修與維修師傅 AI 代理人。