Ligar o Asana a um agente de IA

1. A distância entre o trabalho e a sua declaração

Todas as ferramentas de acompanhamento partilham o mesmo ponto cego, e o Asana não é exceção: medem declarações. Uma tarefa assinalada significa que uma pessoa abriu a ferramenta e clicou — e não que o trabalho esteja terminado, nem que esteja bem feito.

Essa distância tem três efeitos, e o terceiro é o mais caro:

• O quadro está atrasado em relação à realidade. O que se faz à terça é assinalado à quinta, ou na segunda seguinte. Numa semana isso não muda nada; num trimestre basta para tornar um relatório falso.
• A atualização torna-se um trabalho em si. Uma reunião semanal cujo objetivo real é manter a ferramenta atualizada é uma reunião que custa o tempo de todos para produzir um ecrã.
• Acaba-se por deixar de o usar. Um quadro que se sabe falso deixa de ser consultado. Fica aberto, já não decide nada, e as verdadeiras prioridades voltam a viver nas mensagens e nas cabeças.

2. O que o agente faz no Asana

O conector oficial do Asana abrange os projetos e as tarefas, com o necessário para seguir o seu andamento.

• Consultar os projetos e as tarefas. Saber o que está em curso, o que está atrasado, quem tem o quê a seu cargo. É o que permite a um agente saber se deve pôr-se ao trabalho — ou se alguém já está a tratar disso.
• Criar uma tarefa. Aquilo que surge pelo caminho e que, sem isto, ficaria num fio de conversa: uma correção detetada, um seguimento a dar, uma peça em falta a pedir.
• Atribuir uma tarefa. A uma pessoa da sua equipa, com um prazo. Uma tarefa sem responsável nem data não é uma tarefa, é uma intenção.
• Seguir o andamento. Fazer avançar o que avançou, assinalar o que está bloqueado, atualizar o estado em vez de o deixar desatualizar-se.

3. A diferença: quem executa é quem mantém o quadro

É o ponto que verdadeiramente distingue este conector dos outros, e vale a pena insistir porque é fácil de escapar.

No uso habitual do Asana, quem faz o trabalho e quem mantém o quadro são a mesma pessoa — o que é justamente aquilo que não funciona, já que a segunda tarefa é sempre adiada em favor da primeira. Quando um agente executa a tarefa, a situação muda de natureza: não tem qualquer razão para adiar a declaração, e fá-la no momento exato em que o trabalho termina.

Isto dá ao Asana uma função que não tinha: a de um diário do que realmente aconteceu. Uma tarefa «publicar o artigo da semana» já não é assinalada por otimismo à sexta-feira; é assinalada quando o artigo está em linha, com o rasto do que foi feito.

Duas consequências práticas:

• O quadro volta a poder ser consultado. Se diz que uma coisa está feita, está — o que, numa ferramenta de acompanhamento, é menos frequente do que se desejaria.
• Humanos e agentes partilham a mesma lista. O que está delegado e o que não está aparecem no mesmo sítio, com os mesmos prazos. É a forma mais simples de ver o que os seus agentes fazem sem aprender um ecrã novo.

4. O que não faz

• Não assinala o que não fez. Uma tarefa a cargo de uma pessoa continua a ser dela: o agente pode perguntar como está, não declara em seu lugar. Um quadro mantido por um agente que supõe vale menos do que um quadro atrasado.
• Não reatribui o trabalho dos outros. Passar uma tarefa de uma pessoa para outra é uma decisão de gestão, e não uma operação de arrumação.
• Não altera os prazos para evitar um atraso. Um atraso adiado é um atraso escondido; tem de continuar visível, inclusive quando é o próprio agente que está atrasado.
• Não reestrutura os seus projetos. As suas secções, as suas etiquetas e os seus modelos continuam a ser a sua organização.

5. Ligar, e indicar o projeto

A ligação é uma autorização de conta: entra no Asana, aceita as permissões apresentadas. Nenhuma aplicação a criar, nenhuma chave.

O perímetro é nomeado em dois níveis:

• O espaço de trabalho — a organização Asana em causa.
• O projeto — a lista precisa em que o agente trabalha. Os restantes projetos do espaço ficam-lhe invisíveis.

Limite o acesso aos projetos em que os seus agentes devem trabalhar. Este conselho parece evidente e é descurado com regularidade, porque um espaço do Asana contém quase sempre projetos que nada têm que fazer ao alcance de um programa: um recrutamento em curso, uma reorganização, um processo confidencial. Indicar o projeto resolve a questão de uma vez.

É também a boa maneira de começar: um único projeto, aquele cujo acompanhamento se desatualiza mais depressa, e depois alarga-se.

6. O que muda ao longo do tempo

Uma ferramenta de acompanhamento julga-se pela sua fiabilidade ao fim de seis meses, e não pelo seu conforto na primeira semana.

• Semana 1. As escritas passam por validação e fixa o vocabulário: o que merece uma tarefa, o que não merece, em que momento uma tarefa está terminada na sua empresa. É mais subtil do que parece e só se resolve uma vez.
• Mês 3. O que foi feito é assinalado no próprio dia. A reunião de acompanhamento deixa de ser uma sessão de atualização e volta a ser uma sessão de decisão — que é o seu objetivo.
• Ano 2. O histórico está completo, e portanto utilizável: quanto tempo demora realmente este tipo de tarefa, qual delas escorrega sempre, qual nunca serviu para nada. Essa leitura é impossível num quadro mantido de forma intermitente.

Não se promete qualquer ganho de produtividade quantificado: depende do que delegar. O que se garante é que o quadro diga a verdade quando o abrir.

7. Perguntas frequentes

Para saber mais

Leia a seguir: ligar o Notion, ver os seus agentes a trabalhar, ou todos os conectores disponíveis.